Vooral stug blijven volhouden, of dat nu te maken heeft met het niet durven loslaten, het verlangen naar controle, de manier van sturen of omdat we simpelweg niet weten hoe. De rol die documenten in onze organisaties spelen ondanks dat er is aangetoond dat deze vaak weinig tot geen toegevoegde waarde hebben bij het nemen van beslissingen is nog steeds groot. Dit misplaatste vertrouwen vergroot de kans op falen. En ondanks het overweldigende bewijs dat een geschreven document geen effectieve manier is om informatie over te dragen tussen mensen blijft dit een paradox waar we in de praktijk maar moeilijk mee om kunnen gaan.

Het Agile Manifesto is duidelijk:

“Working Software over Comprehensive Documentation”

Ik ben duidelijk:

“Documenteer alleen wanneer er een directe aanleiding is en richt je hierbij primair op de behoefte van de lezer”

Stuart Oskamp

In een studie door Stuart Oskamp waarbij psychiaters werden gevraagd om een diagnose te stellen op basis van 1 A4tje met informatie bleek dat 25%  op basis van de geboden informatie ook vertrouwen te hebben in de diagnose. Uiteindelijk lag dit dicht bij de waarheid want 25% had de juiste diagnose gesteld. Vervolgens werd aan dezelfde groep steeds meer informatie gegeven waarbij het opviel dat hun vertrouwen  naarmate de hoeveelheid informatie groeide steeg naar 70%. De juistheid van de diagnose steeg echter maar marginaal naar 29% wat niet in relatie staat tot de hoeveelheid informatie.

Martin Fowler in The Almighty Thud

Als je alles documenteert maak je alles even belangrijk. Als je dat met een complex systeem doet, de mens in het voorbeeld maar tegenwoordig ook de werking van organisaties of IT dan wordt je bedolven onder details en valt  het kaf niet van het koren te onderscheiden. Sommige aspecten zijn belangrijker dan anderen, de kunst van het beschrijven zit hem dan ook niet in het volledig zijn maar hoe je relevante informatie op een goede manier naar boven kan brengen zonder een overvloed aan informatie. Alleen dan lezen mensen het en kunnen ze de inhoud absorberen en alleen dan neem je de tijd om het in lijn met de werkelijkheid te houden.

Steve Bockman in Avoiding the Knowledge Transfer Bottleneck

In een experiment over effectieve manieren van kennisoverdracht bij het vouwen van een complex papieren vliegtuig gebruikte Steve 3 manieren van kennisoverdracht: documentatie, reverse enginering en mentorschap. Uit het resultaat bleek dat 12,5% van de deelnemers in staat was om op basis van documentatie het papieren vliegtuig opnieuw te vouwen, 25% op basis van reverse engineering en 100% op basis van mentorschap.

De paradox waarin hoog opgeleide, ervaren professionals puur op basis van informatie uit documenten zonder enige andere vorm van interactie beslissingen nemen is overal om ons heen aanwezig. Bewustzijn is in dit soort situaties dan ook cruciaal. Wees bewust van dat duiveltje op je schouder en leer wanneer wel en wanneer vooral niet op je gevoel te vertrouwen.